Come eliminare le perdite di tempo in 8 semplici mosse

Piccoli trucchi per aumare l'efficienza delle vostre giornate

Come eliminare le perdite di tempo in 8 semplici mosse

Organizzare efficacemente il proprio tempo significa sapere a cosa dare la priorità, ma non è tutto qui. Capire come eliminare le distrazioni è un processo fondamentale per aumentare la produttività.

La maggior parte del tempo dovuto ad attività distraenti è da attribuire a problemi di comunicazione tra le persone. La maggior parte delle conversazioni potrebbe risolversi in pochi secondi, magari a distanza, mentre ci si trova facilmente a parlare d’altro e impiegare tempi molto più lunghi.

Non dico che non si debba mai parlare d’altro, ma c’è un tempo per lavorare efficacemente, uno per fare “team building” e un altro per non lavorare affatto e pensare a divertirsi. Cercate di dividere le cose.

Come eliminare le distrazioni

Ecco quindi alcune strategie per eliminare le maggiori distrazioni quando si lavora, in genere dipendenti da contatti, telefonate, email in momenti non voluti.

Creare una lista delle risposte alle domande più frequenti o FAQ

È indubbio: le domande sono cicliche! Per quanto possano essere dettagliate, si ripetono con una certa frequenza, inversamente proporzionale alla loro specificità (domande generiche si ripetono spesso, domane specifiche si ripetono meno spesso… Ma comunque si ripetono!).

Creare delle FAQ o inserire nei documenti che fornite ai vostri clienti per il vostro lavoro una serie di istruzioni “prefatte” che valgono per tutti vi farà risparmiare molto tempo.

Se siete dei Personal Trainer che fanno programmazioni di allenamento, ad esempio, nello scrivere i tempi di recupero potreste inserire una nota finale uguale per tutti:

“I tempi di recupero devono essere impostati in modo da portare a termine tutte le serie previste”.

Se avete un sito web, creare una sezione di FAQ vera e propria è certamente molto utile, specie se avete tanti servizi per i quali le persone vogliono fare le domande prima di “comprare”.

Disattivate le notifiche per le email

Tenere attivate le notifiche per le email vi fa perdere il controllo sul vostro tempo. C’è chi riceve molte email al giorno, chi oltre un centinaio. Nel primo caso, le notifiche potrebbero non dare fastidio, nel secondo, significherebbe fare un lavoro ulteriore solo di lettura email.

Controllare la posta elettronica in orari specifici

Piuttosto che avere sempre il client di posta aperto e accessibile, dedicate del tempo specifico per rispondere alle email, in modo da farlo in blocco e porvi nella condizione mentale di dare supporto o rispondere alle richieste.

Dei buoni giorni e orari per fare questo sono:

  • Il Lunedì, in tarda mattinata: nel week end le email si accumulano e questo è un buon momento per smagrire la propria casella inbox.

  • Il Mercoledì pomeriggio, o il Giovedì in tarda mattinata: per avere una continuità di risposta alle email, rispetto al lavoro iniziato il Lunedì.

  • Il Venerdì, nel primo o tardo pomeriggio: per fare in modo che tutte le richieste “pre week end” siano soddisfatte e avere meno email accumulate il Lunedì.

Non controllate le email come prima cosa al mattino

Rispondere alle email come primo task della giornata significa utilizzare molto più tempo: una risposta può ricevere una controrisposta e sfociare in uno scambio email di durate epiche, che sarebbe meglio evitare visto che c’è ancora tutta la giornata lavorativa da affrontare.

Siamo un popolo di perditempo

Inutile a dirsi: ci piace perdere tempo. Molti clienti richiedono un appuntamento di persona per chiedere semplici informazioni che avrebbero potuto ottenere leggendo un volantino o una pagina del sito web.

Non che il contatto non sia importante, semplicemente il vostro tempo ha una certa importanza e cose che possono essere risolte in altro modo dovrebbero essere risolte in altro modo. Non “sprecate” gli appuntamenti dal vivo per questioni che possono essere risolte con un paio di email o una telefonata da 5 minuti.

Vi chiedono informazioni per telefono? Rispondete via email

Non dovete necessariamente rispondere tramite lo stesso mezzo dal quale vi è arrivata la domanda. Vi hanno chiesto informazioni che richiederebbero una risposta dettagliata? Chiedete di lasciare un messaggio via email, in modo che possiate poi scegliere il momento adatto per rispondere, senza perdere tempo.

“Poi ci vediamo” - “Meglio di no”

State per organizzare un incontro per stabilire dove fare il prossimo evento di formazione, con un vostro collaboratore. Gli scrivete o lo chiamate per esporgli la vostra idea, e lui risponde con un “Grande! Ok, allora ci dobbiamo organizzare. Poi ci vediamo per…”.

A quel punto, fermatelo e lasciate stare. Il “poi ci vediamo” non fa andare molto lontani. Diffidate di chi non concorda con voi un orario preciso per organizzare qualcosa; insomma, “Patti chiari, amicizia lunga”.

Il vostro spazio di lavoro è sacro

Fate in modo che la vostra scrivania sia la vostra scrivania: non permettete di considerarla un luogo al quale tutti possono accedere o avvicinarsi. Dovete far capire che siete impegnati e che per parlare con voi in orari lavorativi ci sono tempi, modi e spazi.

Lavorate da casa? Può essere una cosa bellissima come un gran problema: dovete ritagliarvi un vostro spazio.

Imparare ad eliminare le perdite di tempo: considerazioni

Come detto in apertura, la maggior parte delle perdite di tempo sul lavoro derivano dall’interazione (poco proficua) con gli altri. Non dovete adottare solo nuove strategie per salvare il vostro tempo, ma riuscire a migliorare il modo in cui gli altri interagiscono con voi.

Alcuni potrebbero sentirsi offesi nel sentirsi dire “Ci sono solo questo giorno a questa ora, non chiamarmi al di fuori di questo orario”, ma considerate questo:

  • Dal vostro punto di vista: molto spesso chi ha questo tipo di problemi e lamentele è la persona che più vi toglie tempo.

  • Dal loro punto di vista: assegnare un tempo e uno spazio preciso per la vostra interazione, permetterà di offrire loro servizi più qualitativi.

Perciò, cosa aspettate? Iniziate col chiudere il vostro client di posta e impostare sul calendario orari specifici per quando controllare la casella!

Sull'Autore

Il Team di Oukside

Analisi e osservazione sono alla base del nostro lavoro di ricerca del “fattore chiave” tramite il quale è possibile creare l'effetto domino per migliorare Fitness e dimagrimento. Per rendere questi obiettivi accessibili a tutti.

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